L’essentiel à savoir sur la domiciliation d’entreprise

La domiciliation d’entreprise (EI, SARL, SASU, etc.) consiste à lui donner une adresse administrative, cela fait partie des étapes obligatoires à respecter, au même titre que la demande d’immatriculation, dans le cadre du lancement d’un projet entrepreneurial. Une nouvelle entreprise doit nécessairement domicilier son siège social pour pouvoir demander son immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Cette obligation vise les entreprises individuelles, les sociétés et les associations.

Les options de domiciliation d’entreprise sont nombreuses : achat ou location d’un local professionnel, location d’un bureau, recours à un centre de domiciliation commerciale pour les entreprises, adresse personnelle du dirigeant… En choisissant de domicilier son entreprise dans un centre spécialisé, il est tout aussi important de bien identifier les services complémentaires qui sont réellement utiles afin de maîtriser les coûts.

La domiciliation d’entreprise, c’est quoi ?

La domiciliation d’une entreprise consiste à lui fournir une adresse administrative. Peu importe la forme juridique, la taille de la structure et la nature de l’activité, elle constitue une obligation légale pour toutes les :

• Sociétés (SA, EURL, etc.) ;
• Entreprises individuelles ;
• Micro-entreprises ;
• Associations.

De même, la domiciliation d’entreprise de l’auto-entrepreneur revêt un caractère obligatoire parce que le siège social détermine :

• Le lieu où accomplir les formalités de publicité ;
• La nationalité de la société ;
• La loi applicable à l’entreprise.

L’adresse choisie, qui correspond au siège social, désigne le domicile juridique et administratif. Elle apparaît sur tous les documents officiels de l’entreprise et servira d’adresse pour toutes les correspondances avec l’administration, et avec les tiers (clients, fournisseurs…). Pour rappel, le siège social fait partie des informations requises lors de la demande d’immatriculation effectuée sur le guichet unique de l’INPI.

À noter : l’adresse du siège social et celle du lieu d’exercice peuvent être différentes. Une entreprise a obligatoirement un siège social dès sa création. Ensuite, elle peut également ouvrir des établissements à d’autres adresses pour exercer son activité.

Pour bien choisir une adresse de domiciliation d’entreprise, il est important de prendre en compte :

• La location ;
• Le prix des locaux ;
• Les besoins du dirigeant ;
• Les projets de développement ;
• La nature de l’activité.

À noter : il faudra s’assurer aussi qu’il est adapté à l’activité et suffisamment spacieux pour accueillir l’activité.

Il est bon de noter que Paris dispose d’un attrait particulier pour les nouveaux entrepreneurs. En plus de la renommée de la ville, l’accessibilité en transport et la proximité des clients en font un emplacement idéal pour implanter le siège social d’une entreprise.

Une société de domiciliation, de quoi s’agit-il ?

Une société de domiciliation est un prestataire spécialisé dans la fourniture d’adresse administrative et fiscale pour les entreprises. Il offre une solution fiable aux entrepreneurs pour l’hébergement de l’adresse de leur entreprise. En plus de leur fournir une adresse pour leur siège social, la société de domiciliation leur propose généralement un certain nombre de services annexes qu’il convient de connaître.

Précisions que la domiciliation commerciale permet à l’entrepreneur de ne pas acquérir ou prendre en bail un local professionnel, donc de s’engager sur une longue durée et d’y consacrer un budget conséquent. Il permet également d’éviter d’utiliser son adresse personnelle pour domicilier son activité professionnelle.

Les sociétés de domiciliation ont la bonne réputation de pouvoir fournir une adresse prestigieuse à qui souhaite en disposer. Il est même possible de bénéficier de leur service en sollicitant une plateforme en ligne. Elle se chargera d’effectuer la démarche à la place du futur entrepreneur. Pour ce faire, il suffira de renseigner un formulaire via Internet et de fournir les documents requis. Le montant de la prestation pourra varier de manière considérable en fonction des services optionnels souscrits.

À l’issue de la démarche, une attestation de domiciliation sera délivrée au demandeur. Il n’est pas rare que le document soit exigé lors de l’accomplissement de certaines démarches administratives. Divers organismes peuvent demander sa présentation.

À noter : la domiciliation dans un quartier de renom ou tout simplement dans un centre d’affaires fait augmenter l’estime que les partenaires et les clients ont pour l’entreprise.

Quels sont les services complémentaires proposés par une société de domiciliation ?

Outre la simple mise à disposition d’une adresse administrative, la réexpédition de courrier compte parmi les principaux services complémentaires proposés par une société de domiciliation. Dans la liste, on retrouve également :

• La réception et la gestion de messages ;
• L’accueil physique ;
• La mise à disposition d’une salle de réunion équipée ;
• L’accès à un espace de travail ;
• La gestion de courrier et d’email ;
• Le secrétariat téléphonique ;
• L’assistance administrative ;
• Le traitement de texte et la numérisation ;
• L’accès à du matériel bureautique (téléphone, imprimante ou encore photocopieuse) ;
• La télécopie et l’archivage ;
• L’assistance juridique par téléphone.

Laisser la société de domiciliation se charger des tâches administratives de l’entreprise permet de bénéficier d’un gain de temps considérable, mais il convient de souligner que dans la grande majorité des cas, les services optionnels engendrent un surcoût par rapport à l’offre classique.

Bon à savoir : lorsqu’un prestataire propose un service en option, il sera facturé au client. En cas contraire, celui-ci sera inclus dans le contrat de domiciliation.

Il faut aussi savoir que la durée minimale d’un contrat de domiciliation s’établit à trois mois, avec tacite reconduction sauf en cas de préavis de résiliation. Le document informe, entre autres sur :

• La durée initiale du contrat (trois mois) ;
• La dénomination sociale du domiciliataire ;
• Les références d’immatriculation ;
• L’engagement du domiciliataire d’être enregistrée au RCS pendant toute la durée d’occupation des locaux ;
• L’engagement du domicilié de s’en servir exclusivement comme siège social.

Comment choisir une société de domiciliation d’entreprise ?                                                                                                                

Pour être conforme avec la loi, elle doit être enregistrée au Registre du commerce et des sociétés. De même, il faut qu’elle dispose d’un agrément préfectoral, renouvelable tous les six ans. Sans cette autorisation, elle ne peut pas endosser le rôle de domiciliaire. Aussi, il faut d’abord prendre le temps de vérifier si elle respecte ces obligations avant de se pencher sur d’autres critères de choix.

Bon à savoir : la plupart des entrepreneurs optant pour une société spécialisée s’attendent à bénéficier de biens d’autres services, à part une simple domiciliation.

Il est alors essentiel de vérifier si la société de domiciliation propose les services annexes, dont on a besoin. Il faudra sélectionner ceux qui sont réellement utiles à l’entreprise. Leur qualité est particulièrement importante, surtout pour :

• Le secrétariat ;
• La location de bureaux.

Il est tout aussi important de prêter attention aux conditions d’engagement, qui peuvent être particulièrement restrictives pour certaines sociétés de domiciliation. L’idéal serait de trouver un prestataire offrant le plus de liberté possible. C’est le dernier point d’attention à prendre en compte en effectuant son choix.

Et le dernier critère de choix, et non des moindres, c’est le prix. Le futur entrepreneur doit investir en temps pour comparer les offres disponibles sur le marché pour trouver la proposition qui présente le meilleur rapport qualité-prix.

Bon à savoir : l’adresse du siège social est modifiable en cours d’exercice, mais le changement implique de modifier les statuts de la société.

Il convient de savoir également que certaines sociétés de domiciliation peuvent réduire les impôts à payer en implantant le siège social de l’entreprise cliente dans des communes faiblement imposées à la CFE.

D’autre part, afin d’éviter les frais cachés, il est toujours plus judicieux de choisir une société de domiciliation qui applique des tarifs fixes et transparents au lieu d’une autre qui pratique un prix attractif, mais pas clair. Dans tous les cas, ils doivent être bien en adéquation avec le type de prestation proposé.

Bon à savoir : certains prestataires proposent seulement un local de quelques mètres carrés et une boîte aux lettres, à un prix élevé.

Pour se faciliter la tâche, le futur entrepreneur a également le choix de se rapprocher du Synaphe pour obtenir une liste des centres d’affaires reconnus. Celle des cabinets adhérents est disponible sur leur site web, par département, par ville ou par nom.

Quelles sont les autres options de domiciliation d’entreprise ?

Outre la société de domiciliation, plusieurs autres options s’offrent encore aux futurs entrepreneurs lors de la création de l’entreprise. Ceux qui disposent d’un budget restreint opteront naturellement pour l’adresse personnelle du dirigeant. En effet, ce dernier doit effectuer son choix en fonction de ses besoins et de ses moyens financiers.

Bon à savoir : quel qu’il soit, le domiciliataire est tenu de proposer des locaux offrant la possibilité de consulter et de conserver les documents administratifs.

L’adresse personnelle du dirigeant de l’entreprise

C’est un choix évident pour les futurs entrepreneurs ayant un budget serré, ainsi que les micro-entrepreneurs souhaitant tester un projet. En plus d’être gratuite, cette solution de domiciliation permet de gérer plus facilement les courriers professionnels, parce qu’ils arrivent directement chez soi. La domiciliation chez le dirigeant de l’entreprise ne peut être que temporaire (5 ans maximum).

Bon à savoir : cette solution de domiciliation donne au dirigeant la possibilité de se verser, à titre personnel, un loyer.

Cependant, elle présente quelques inconvénients non négligeables, dont la divulgation de l’adresse personnelle du représentant de l’entreprise. En effet, celle-ci s’affichera sur tous les documents commerciaux, voire sur le site Internet pro. De plus, il peut devenir difficile de trouver un équilibre entre vie privée et vie professionnelle en optant pour la domiciliation au domicile du dirigeant.

La possibilité de domicilier l’entreprise chez soi est par exemple ouverte :

• Au président de SASU ou de SAS ;
• Au gérant de SARL, de SNC, de société civile ou d’EURL ;
• À l’entrepreneur individuel.

Il est interdit de domicilier son entreprise chez un associé non dirigeant.

Que le dirigeant soit locataire ou propriétaire du logement, il devra en fournir la preuve. L’adresse doit correspondre à la résidence principale de l’entrepreneur. Tant que le bail d’habitation, ainsi que les règles d’urbanisme et de copropriété ne s’opposent pas à la domiciliation, il pourra déclarer son domicile comme siège social. Le cas échéant, le bailleur doit être informé par écrit.

En choisissant cette option de domiciliation, il faudra tout simplement fournir une attestation de jouissance des locaux à l’INPI lors de la création de l’entreprise sur le guichet unique. Le document fait partie des éléments essentiels, qui constituent le dossier d’immatriculation. Notons que l’opération est quasiment gratuite. Le futur entrepreneur aura juste à s’acquitter de la CFE tous les ans.

Local d’une autre entreprise

Le local ou le bureau d’une autre entreprise peut aussi servir de siège social. Bien discrète, cette solution de domiciliation est surtout appréciée par les personnes qui ont besoin de stocker de la marchandise quelque part. Certains entrepreneurs s’en servent également pour :

• Recevoir les partenaires financiers et commerciaux ;
• Organiser une assemblée générale annuelle.

Local propre

Le futur entrepreneur peut louer ou bien acquérir un local, qui lui servira à la fois de bureau et de siège social. En cas d’achat, il supportera l’ensemble des dépenses liées à l’acquisition. Par ailleurs, s’il décide d’opter pour la location, il signera un contrat de domiciliation avec le bailleur. Mais il faudra qu’il vérifie bien qu’aucune disposition légale ne s’y oppose.

Dans le cadre de cette démarche, il est particulièrement important de se pencher sur les réglementations d’urbanisme. En choisissant de domicilier l’entreprise de cette manière, le futur entrepreneur doit veiller également à respecter les règles :

• De cession et de reprise d’un fonds de commerce ;
• Liées aux ERP ou Établissements recevant du public.

À noter : concernant le choix du local, il est préférable qu’il soit bien accessible en transport, proche et visible.

Pépinière d’entreprise

Cette option cible surtout les entreprises naissantes. Elle convient notamment à une personne physique ou morale :

• Ayant un projet en phase de gestion ;
• Sur le point d’être immatriculée ;
• À la recherche d’un financement.

Il est ainsi possible d’intégrer une pépinière d’entreprise à ces stades :

• Durant la phase d’incubation (au début de l’idée) ;
• Lors de l’étude de marché et de l’élaboration du plan d’affaires ;
• Pendant la phase de création ;
• Au démarrage de l’activité (6 mois maximum).

À noter : ce sont souvent les principales raisons pour lesquelles elle rassemble en un même endroit différentes start-up et jeunes entreprises innovantes.

Cette solution de domiciliation présente un certain nombre d’avantages. En l’adoptant, il est par exemple possible de mutualiser les frais d’équipements avec les autres membres de la pépinière d’entreprise. D’autre part, cela permet non seulement de disposer d’une adresse pour le siège social, mais également de bénéficier :

• D’un local professionnel destiné à l’exercice de l’activité ;
• D’un accompagnement entrepreneurial ;
• D’un réseau de partenaires ;
• De divers services (secrétariat, équipements, etc.).

Pour implanter son siège social dans une pépinière d’entreprise, il faudra se rendre auprès de l’institution de son choix et d’y effectuer un dépôt de dossier de candidature, puis de suivre le processus proposé pour obtenir une sélection. Dans le cas où tout se déroulerait comme prévu, le comité en question délivrera un agrément au demandeur. Ensuite, ce dernier n’aura plus qu’à signer le contrat de bail à présenter à l’INPI au moment de réaliser la démarche de création d’entreprise.

Cependant, cette solution de domiciliation est envisageable seulement si l’entreprise en question a 6 mois d’existence maximum. L’autre inconvénient de la pépinière réside dans le fait que la durée de son service est généralement courte (3 ans maximum).

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