Les actes accomplis pour le compte de la société en formation

Dans le cadre de la constitution d’une société, les futurs associés ou actionnaires devront effectuer des démarches et engager des dépenses pour le compte de la future personne morale. C’est par exemple le cas des frais de publication au journal des annonces légales, de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, de l’achat de matériel ou encore des frais de greffe. Le problème est que tous ces actes ne sont pas conclus par la société étant donné qu’elle n’existe pas encore, mais par les fondateurs. Toutefois, il est possible de faire reprendre l’ensemble de ces actes par la société au moment de son immatriculation, il s’agit de la reprise des actes accomplis pour le compte de la société en formation.

Conditions pour que les actes puissent être repris

Le document justificatif doit obligatoirement indiquer que l’acte est passé « pour le compte de la société… » ou « au nom de la société … » pour pouvoir être repris valablement.

Attention : si cette mention n’est pas précisée, l’acte reste au nom de la personne qui l’a passé.

Ensuite, les actes pouvant être repris sont ceux qui ont été accomplis durant la période de formation de la société.

La période de formation d’une société :

• débute à partir du moment où les fondateurs ont décidé de constituer une société,
• et se termine lors de l’immatriculation de la société.

En pratique, la période de formation débute lorsque les fondateurs réalisent des actions concrètes qui mettent en évidence leur volonté de constituer une société. Il s’agit par exemple du dépôt des apports en numéraire sur un compte bloqué et/ou de la signature des statuts. Une jurisprudence importante concerne le début de la période de formation.

L’administration fiscale considère quant à elle que la période de formation débute dès lors qu’un acte opposable aux tiers soit accompli. Sur le plan juridique, l’appréciation est plus large et dépend des circonstances. Il est déjà arrivé que de début de la société en formation soit reconnue à partir de simples pourparlers.

Remarque : même si de tels actes peuvent être repris par la société, il est vivement conseillé de ne faire reprendre par la société que les actes qui sont conclus dans son intérêt uniquement (certains fondateurs étant parfois tentés d’y intégrer d’autres dépenses…).

Reprise des actes accomplis pour le compte de la société

Il existe trois façons de reprendre les actes accomplis pour la société en formation :

1. annexer l’état des actes accomplis pour le compte de la société en formation aux statuts et indiquer que l’immatriculation emportera reprise automatique ;
2. donner mandat à une personne pour effectuer ces actes ;
3. ou, après l’immatriculation, décider de reprendre les actes accomplis pour le compte de la société en formation par décision des associés ou actionnaires.

Faire un état annexé aux statuts de la société

Un état des actes accomplis pour le compte de la société en formation doit être annexé aux statuts de la société. Il récapitule l’ensemble des dépenses effectuées par les futurs associés ou actionnaires avant l’immatriculation de la société et le nom des personnes ayant engagées la ou les dépenses.

La signature des statuts emportera reprise de ces engagements par la société dès qu’elle sera immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés).

Donner un mandat à une personne pour effectuer les actes

En optant pour cette solution, les futurs associés devront, dans les statuts ou par acte séparé, donner mandat à un ou plusieurs d’entre eux, ou au représentant légal s’il n’est pas associé, pour prendre des engagements au nom de la future société.

Néanmoins, seuls les actes passés entre la signature des statuts et l’immatriculation de la société pourront être repris de cette manière.

Faire reprendre les actes par décision des associés ou actionnaires

Enfin, après l’immatriculation de la société, les associés peuvent décider en assemblée générale sous la forme ordinaire de reprendre au nom de la société des actes qui ont été accomplis pour son compte antérieurement à son immatriculation.

Sauf clause contraire des statuts, cette décision est prise à la majorité des associés.

Conséquences de la reprise des actes par la société

Les associés ou actionnaires qui ont passé les actes repris par la société sont libérés à l’égard du cocontractant, sauf s’ils se sont engagés personnellement à garantir l’exécution de ces actes.

Lorsqu’ils ont été conclus avant l’immatriculation de la société, les actes repris sont censés avoir été contractés par la société dès l’origine.

Sort des actes qui ne sont pas repris

Si les actes accomplis pour le compte de la société en formations ne sont pas reprise par celle-ci, ils restent à la charge des personnes qui les ont conclus personnellement ou qui ont donné mandat de les passer.